Sandbox goes green!

Vorsätze für`s neue Jahr? Na klar!

Wer kennt sie nicht: die guten Vorsätze fürs neue Jahr? Weniger (Ungesundes) essen, weniger (Alkohol) trinken, mehr Sport treiben, Detoxing, mehr Zeit für Familie und Freunde…die Liste der Vorsätze ist meist lang und der Weg zur Umsetzung noch viel länger, so dass viele Vorsätze schon binnen der ersten Wochen des neuen Jahres wieder „ad acta“ gelegt werden.

In unserer Übungsfirma, der Sandbox Berlin, werden täglich unzählige Dokumente „zu den Akten“ gelegt, seit dem 01.01.2020 jedoch in die E-Akte! Damit setzt Frau Kroll, Geschäftsführerin der Sandbox, aktiv einen Vorsatz für das Jahr 2020 um.

Vorbereitung (auf die E-Akte) ist die halbe Miete

Um diesen Meilenstein wirksam in die Praxis umsetzten zu können, bedurfte es natürlich eine entsprechende Vorbereitung durch alle Beteiligten. Egal ob Ausbilderin oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie im „wahren Leben“ wurden die Beteiligten aktiv in den Transformationsprozess mit einbezogen und haben und hatten so die Möglichkeit den Umstellungsprozess auf die E-Akte selbst aktiv mitzugestalten. Dies förderte sowohl die Akzeptanz innerhalb der “Belegschaft”, als auch die praktische Umsetzung am individuellen Arbeitsplatz.

Was bedeutet die E-Akte für die Arbeit in der Sandbox?

Bevor die E-Akte die altbekannte Papierakte ablösen konnte, mussten viele Abläufe neu strukturiert werden. Eine besondere Herausforderung war und ist, die Umstellung des Ablagesystems von „analog“ auf „digital“, sprich von „Papier“ auf „Datei“. Hierfür musste u. a. berücksichtigt werden:

• Dokumente werden nur noch als Datei weitergegeben! Dazu wird der „papierene“ Posteingang eingescannt.
• Eine neue Ordnerstruktur musste erstellt werden.
• Eine einheitliche und logische Syntax für Ordner- und Dateinamen musste festgelegt werden.
• Dateiformate mussten definiert werden.

Damit sich diese Änderungen auch an jedem Arbeitsplatz nachvollziehen und umsetzen lassen, werden und wurden alle Arbeitsplatz- und Arbeitsablaufbeschreibungen komplett überarbeitet. Es entstand ein e-Handbuch, in dem alle Abläufe beschrieben sind, damit auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizienter wird.

Und wofür das alles?

Hat uns ein Kunde bisher zum Beispiel eine Bestellung per E-Mail zugesandt, wurden bis zum Abschluss der Bearbeitung mindestens 15 Blatt Papier ausgedruckt und einer Papierakte zugefügt. Gab es bei einer Bearbeitung einen Störfall (z. B. Teillieferungen, Reklamation, Mahnungen etc.), konnte dies auch einen Verbrauch von bis zu 20 Blatt Papier nach sich ziehen. Überträgt man dieses Beispiel auf den aktuellen Prozess, wird die Einsparung ersichtlich: von vorher 15 – 20 Blatt Papier wird nun nur noch ein Blatt Papier benötigt, bedruckt und verwaltet!

Die Einsparungen hinsichtlich Toner, Druckertinte, Druckerersatzteile durch Verschleiß, Stromkosten durch Druckvorgang und natürlich der Rückgang akustischer „Belästigungen“ durch permanente Druckvorgänge, bieten ebenfalls enorme Potentiale.

Vorreiter, Spitzenreiter

Die Sandbox betreibt mit der Etablierung der E-Akte Pionierarbeit im Hause Comhard und beschreitet damit als erste den Weg in das papierlose Büro! Sie zeigt uns, wie sich Umweltbewusstsein und Einsparungen effektiv kombinieren lassen.

Darauf sind wir stolz und hoffen, dass sich dieses positive Beispiel auch bald auf andere Abteilungen im Hause Comhard übertragen lässt und somit auch weitere Kolleginnen und Kollegen Einsparungspotentiale erwirken können. Denn seien wir mal ehrlich: gute Vorsätze werden am ehesten dann umgesetzt, wenn deren Nutzen auch nachhaltig positive Auswirkungen auf den Alltag haben und auch das Umfeld langfristig davon profitieren kann. Dies gilt im beruflichen wie im privaten Umfeld gleichermaßen.

Wollen auch Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter unserer Sandbox werden? Unsere Kundenberaterinnen, Frau Hänsel & Frau Rosenthal, können Sie telefonisch unter 030 55096 – 300 / 301 erreichen und informieren Sie gern!